Pregão eletrônico: o passo a passo de quem nunca participou

Antes de tudo: o que você precisa ter pronto

Pregão não se decide no dia. Antes de disputar o primeiro, deixe a base montada:

• CNPJ com atividade (CNAE) compatível com o que você quer vender
• Acesso ao portal de compras do órgão (no federal, o Compras.gov.br via gov.br; certificado digital e-CNPJ ajuda e às vezes é exigido)
• Cadastro de fornecedor — no federal, o SICAF
• Certidões negativas em dia (Receita, FGTS, trabalhista, estadual, municipal)

Fase 1 — Publicação e preparação da proposta

Todo pregão nasce com a publicação do edital no PNCP e no portal onde a disputa vai acontecer. Entre a publicação e a abertura existe um prazo mínimo (pela Lei 14.133/2021, 8 dias úteis para aquisição de bens e 10 dias úteis para serviços comuns) — é a sua janela de análise e preparação.

Nesse período você cadastra a proposta inicial no portal: preço, marca/modelo quando exigido e os documentos pedidos. Dúvida no edital? Peça esclarecimento; exigência estranha? Impugne — os prazos pra isso, em regra, vão até 3 dias úteis antes da abertura.

Fase 2 — Sessão pública e lances

No dia marcado, o pregoeiro abre a sessão no portal. As propostas são classificadas e começa a fase de lances: você cobre os concorrentes baixando o seu preço, em tempo real, dentro do modo de disputa do edital (aberto, fechado ou combinado).

Regra de ouro do iniciante: defina ANTES o seu preço mínimo — o menor valor com margem — e não fure. O calor da disputa derruba muita gente pra baixo do próprio custo; vencer no prejuízo é o pior resultado possível.

Fase 3 — Julgamento e habilitação do vencedor

Encerrados os lances, o pregoeiro examina a melhor proposta: o preço é exequível? A especificação atende? Pode haver negociação direta pra baixar mais um pouco e diligências pra esclarecer dúvidas.

Confirmada a proposta, entram os documentos de habilitação do primeiro colocado. Faltou certidão ou atestado? Inabilitado — e a vez passa pro segundo. ME/EPP tem um respiro: pode regularizar pendência FISCAL e trabalhista depois de declarada vencedora, num prazo extra da LC 123.

Fase 4 — Recurso, adjudicação e homologação

Definido o vencedor, abre-se a janela recursal. No pregão você precisa manifestar a intenção de recurso na própria sessão, em campo do portal — perdeu esse momento, perdeu o direito. As razões escritas vêm depois.

Sem recurso (ou julgados os que houve), vem a adjudicação (o objeto é atribuído ao vencedor) e a homologação (a autoridade valida o processo). Daí seguem a assinatura do contrato ou a emissão da nota de empenho — e a obrigação de entregar começa.

Os tropeços mais comuns de quem está começando

• Deixar a proposta pro último dia e descobrir pendência de cadastro no portal
• Dar lance abaixo do custo no embalo da disputa
• Esquecer de manifestar intenção de recurso NA SESSÃO
• Certidão vencida no dia da habilitação (monte um calendário de validades)
• Ignorar o prazo e as condições de entrega do contrato ao precificar